Das hat Methode – mit dem richtigen Konzept zum Erfolg

Qualitätsmanagement ist dazu da um mehr oder auch weniger komplexe Systeme zu optimieren und standardisieren. Die METRAS-Methode garantiert eine einfache und dennoch individuelle Umsetzung.

Seit einigen Jahren ist das Konzept von QM-Experten Werner Weninger in einigen renommierten Unternehmen im Einsatz. Neben der Analyse, Entwicklung, Umsetzung und Optimierung bis hin zur Zertifizierung und Akkreditierung werden auch die persönlichen Erfolgskriterien des jeweiligen Unternehmens herausgearbeitet.

Mit genauer Analyse zum tatsächlichen Anforderungsprofil

Für Weninger steht außer Frage, dass der Kenntnisstand der MitarbeiterInnen häufig der „ungehobene Schatz“ im Unternehmen ist. Daher startet Schritt 1 der METRAS-Methode -die Analyse- mit einer Online-Befragung, die eine anonyme Einschätzung der MitarbeiterInnen ermöglicht und so einen ersten ungefilterten Blick auf die Abläufe und Strukturen im Unternehmen freigibt. Mittels Ist-Analyse kommt es danach zur genauen Standortbestimmung. Der Qualitätsmanager lernt so die Ausgangssituation kennen und kann die optimale Basis für das Projekt schaffen. Der Abgleich der Ergebnisse der Ist-Analyse mit den gesetzlichen und normativen Anforderungen liefert das tatsächliche Anforderungsprofil für das Projekt.

Potenziale und Kennzahlen ermitteln

Sind die Anforderungen klar, werden in Schritt 2 der METRAS-Methode, in der sogenannten Entwicklungs-Phase, die kurz-, mittel- und langfristigen Zielsetzungen gemeinsam mit den Unternehmensverantwortlichen definiert. „Da jedes Unternehmen über routinierte Abläufe verfügt, steht als erstes die Auslotung der Optimierungspotenziale im Vordergrund. Die damit geschaffene Prozess-Struktur ermöglicht allen Beteiligten eine klare Übersicht über die Organisation und verhindert zahlreiche  Leerläufe“, erklärt der Weninger in diesem Zusammenhang. Mit der Ermittlung und Integration der erforderlichen Kennzahlen wird dann eine wirkungsvolle Steuerung der Prozesse ermöglicht.

Dokumentiertes Wissen schafft Unabhängigkeit und nachvollziehbare Ergebnisse

Um die Arbeit zu vereinfachen und auch nachhaltig zu regeln wird eine klar strukturierte Dokumentation erstellt. Der Inhalt umfasst das QM-Handbuch, die Prozessbeschreibungen, die Arbeitsanweisungen und die nötigen Formulare. Die Verwendung und Integration moderner IT-Werkzeuge schafft dabei einen großen Zeitgewinn.

Vertrauen und Motivation schaffen

Schon in der Entwicklungsphase können laut Weninger zahlreiche latente Potenziale aufgedeckt werden und schon hier beginnt sich die Investition in das Qualitätsmanagement zu lohnen. „Mit der Einbindung aller Mitarbeiter in den Verbesserungsprozess wird Vertrauen und Motivation geschaffen“, so der METRAS-Geschäftsführer.

QM funktioniert nur mit ausgebildeten MitarbeiterInnen und lückenloser Dokumentation

Schritt 3 der METRAS-Methode ist die Umsetzung der entwickelten Maßnahmen und zugewiesenen Aufgaben in einem vernünftigen Zeitrahmen. „Die optimale Umsetzung des QM kann nur mit gut informierten MitarbeiterInnen funktionieren. Daher werden alle Projektschritte mittels speziellen Schulungen auch den Mitarbeitern verständlich vermittelt“, erklärt Weninger. In Workshops erarbeitet das Projektteam die Strukturen und Inhalte des QM-Systems. Die verbesserten oder auch neuen Prozesse werden nach der Evaluierung in den Arbeitsalltag eingeführt, worauf die MitarbeiterInnen intensiv vorbereitet werden. Wichtig ist, dass sämtliche Dokumente auf aktuellem Stand und für die MitarbeiterInnen zugänglich sind. Auch alle Ergebnisse der einzelnen Prozesse und Arbeitsschritte werden in einem effektiven System aufgezeichnet. „Nur mit der lückenlosen Dokumentation der relevanten Daten kann die Nachhaltigkeit, die Rückverfolgbarkeit und der Richtigkeitsnachweis der Ergebnisse garantiert werden.“

QM-System hilft Kosten zu sparen

Schritt 4 der METRAS-Methode – die Optimierung – beschäftigt sich mit der Reduzierung der Kosten. Weninger weiß, dass es immer wieder vorkommt, dass Fehler auftreten, die nicht identifiziert werden, dennoch aber Kosten verursachen. Das gut eingeführte QM-System hilft bei der Identifizierung von jeglichen Abweichungen und ermöglicht so ein schnelles Reagieren und die Verbesserung. Auch die Qualitätskosten werden durch das QM-System gesenkt, da in kleinen, nachhaltigen Schritten alle dafür notwendigen Aspekte im Unternehmen verbessert werden. Versteckte Kosten für Leerläufe, unnotwendige Abläufe, redundante Prozesse und somit für Arbeitszeit, werden ebenfalls durch die klaren Strukturen und die Prozessorientierung minimiert.

Der Kreis schließt sich

Den Abschluss des Projektes bildet die Evaluierung der getroffenen Maßnahmen. Die Verbesserungsmaßnahmen daraus dienen der abschließenden Optimierung des gesamten Systems. Dies ist die optimale Vorbereitung für eine externe Bestätigung, Zertifizierung oder Akkreditierung. Die Evaluierung des Projektes wird unter Einbeziehung aller Mitarbeiter durchgeführt. Wie am Start des Projektes wird wiederum eine Online-Befragung zur Einschätzung des Status des QM-Systems durchgeführt. Die Ergebnisse sind für alle Beteiligten die Bestätigung für ein erfolgreich durchgeführtes und nachhaltig wirksames Projekt.

Unterstützung nach Projektabschluss

METRAS ist auch nach Abschluss des Projektes für das Unternehmen da. „Die METRAS-Methode berücksichtigt auch die Sicherstellung der Aufrechterhaltung des QM Systems. Durch die persönliche Betreuung haben unsere Kunden garantiert die besten Voraussetzungen um die Anforderungen aus einer Bestätigung, Zertifizierung oder Akkreditierung ständig erfüllen zu können, erklärt Werner Weninger, QM-Experte und METRAS-Geschäftsführer.