In 5 Schritten zum Management-Review

Das Management-Review oder auch die Managementbewertung ist eine Anforderung der EN ISO/IEC 17020 und 17025 und ein bedeutsamer Treiber für Entwicklungen im Unternehmen, denn sie verpflichtet zu einem Rückblick auf das vergangene Geschäftsjahr und ist damit eine wichtige Basis für die Strategieplanung. Die oberste Leitung steht dabei in der Pflicht, sich mit dem eigenen Managementsystem auseinanderzusetzen und es auf Verbesserungspotenziale hin zu untersuchen.

Was haben wir uns für das vergangene Jahr vorgenommen und was davon wurde mit welchem Ergebnis umgesetzt? Wie wirkungsvoll hat das eigene Managementsystem zu den Entwicklungen beigetragen und kann es möglicherweise verbessert werden? Welche Ziele wollen wir im kommenden Jahr erreichen? Diesen Fragen sollen sich Unternehmen im Zuge des Management-Review stellen und dabei die strategische Ausrichtung des Unternehmens im Blick haben. Es gilt das eigene Managementsystem zu untersuchen und auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten strategische Entscheidungen zu treffen. Die Normen EN ISO/IEC 17020 und 17025 geben dabei bereits einige wichtige Eckpunkte vor. Als Bewertungsgrundlage werden beispielsweise vorgegeben:

• Ergebnisse aus Audits
• Rückmeldungen von Kunden
• Verbesserungsvorschläge
• Vorherige Managementbewertungen
• etc.

Grundlegend gilt jedoch, je umfassender das Managementsystem betrachtet wird, desto genauer sind auch die Ergebnisse.

Schritt 1: Die Managementbewertung planen

Wer – Was – Wann
Gemäß Normforderung der EN ISO/IEC  17020:2012 (8.5.1), EN ISO/IEC 17025:2005 (4.15.1) und EN ISO/IEC 17025 (8.9.1) muss die Leitung einer Konformitätsbewertungsstelle in geplanten Abständen, mindestens aber einmal jährlich, sein Managementsystem überprüfen und bewerten.

Tipps:

• Die Managementbewertung sollte unbedingt nach dem Audit erfolgen, damit dessen Ergebnisse gemäß Normforderung in die Bewertung einfließen können.
• An der Managementbewertung wirken üblicherweise die Geschäftsleitung und eventuell weitere Führungskräfte mit. Auch der QMB kann miteinbezogen werden, indem er beispielsweise mit der Vorbereitung der Bewertung sowie im Anschluss mit der Ergebnis-Dokumentation betraut wird. Die inhaltliche Bewertung und die Ableitung von Maßnahmen muss der Geschäftsführer durchführen.
• Die Agenda ist zu einem großen Teil bereits durch die Normen vorgegeben. Sie sollte grundsätzlich Themen enthalten, die die Geschäftsführung als relevant betrachtet.

Schritt 2: Die Managementbewertung vorbereiten

Daten-Art und -Aufbereitung sowie Verantwortliche festlegen
Im Einklang mit der festgelegten Agenda ist festzulegen,

• welche Daten für die Managementbewertung gewonnen werden müssen,
• in welcher Form sie im Hinblick auf eine effektive Auswertung aufzubereiten sind und
• wer für die Aufbereitung verantwortlich ist.

Wichtig ist hierbei, dass die Daten, Informationen und Kennzahlen messbar und damit geeignet sind, eindeutige Auskunft über den Grad der Zielerreichung zu geben. Nur dann können strategische Entscheidungen abgeleitet werden.

Schritt 3: Daten auswerten und Feststellungen treffen

Soll-Ist-Vergleich der Ziele und Zielerreichung
Bei der eigentlichen Managementbewertung werden die internen Prozesse bewertet. Es gilt die in der Vorperiode festgelegten Qualitätsziele den erreichten Werten gegenüberzustellen. Werden Abweichungen festgestellt, so sind die Ursachen zu ermitteln. Schließlich sind für jeden Bewertungsteil Schlussfolgerungen und Feststellungen zu treffen.

Schritt 4: Maßnahmen festlegen und Maßnahmenplan erstellen

WER macht WAS, bis WANN und mit WELCHEN Ressourcen
Den Feststellungen aus der Managementbewertung folgt die Erstellung eines Maßnahmenplans, in dem insbesondere Maßnahmen festgelegt werden sollen, um die aufgedeckten Schwachstellen zu beseitigen. Aber auch alle weiteren beschlossenen Maßnahmen zur – wie die Norm es fordert  – Verbesserung der Wirksamkeit des Managementsystems und seiner Prozesse etc. sind in den Maßnahmenplan aufzunehmen. Ebenso ist festzulegen, wer für die Umsetzung und Überwachung verantwortlich ist, sowie bis wann und mit welchen Ressourcen die Maßnahme umzusetzen ist.

Schritt 5: Ergebnisse dokumentieren und veröffentlichen

Ergebnisse und neue Ziele dokumentieren
Die Ergebnisse der Managementbewertung, die in Schritt 4 festgelegten Maßnahmen und Verantwortlichkeiten, sowie die Festlegung neuer messbarer Ziele für die nächste Managementbewertung werden schließlich in einem Protokoll dokumentiert. Um eine effektive Umsetzung der Maßnahmen zu gewährleisten, sollten alle Mitarbeiter über die Ergebnisse der Bewertung informiert werden.

Fazit

Die Managementbewertung ist nicht nur Normvorgabe, sondern ein sinnvolles Instrument zur Unternehmenssteuerung. Weiß man nun sie richtig durchzuführen und einzusetzen, so ist es möglich Verbesserungspotenziale zu identifizieren und die Maßnahmen in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess miteinfließen zu lassen. Damit erhöht die Managementbewertung nicht nur die Transparenz, sondern sie liefert wichtigen Input für den kurz- und langfristigen Erfolg des gesamten Unternehmens.