Internes Audit nach 17020 und 17025 in 6 Schritten

Das Wort „Audit“ wurde vom lateinischen „audire“ – er, sie, es hört (zu) abgeleitet. Mit dem Kunstwort „Audit“ wird also ein Vorgang bezeichnet, bei dem sich ein Zuhörer (der Auditor) dem widmet, was ihm andere Personen sagen bzw. vorzeigen, woraus er wiederum seine Schlüsse zieht.

Lesen Sie, wie ein wirkungsvolles Audit in 6 einfachen Schritten umgesetzt werden kann.

Schritt 1: Internes Audit veranlassen
Der erste Schritt ist das Erstellen eines fundierten Auditprogramms. Dazu ist die Festlegung der Auditprogrammziele durch die Unternehmensleitung essentiell. Das heißt es muss klar sein, welche Wirkung die oberste Leitung von diesem „Managementwerkzeug“ Internes Audit erwartet. Wenn ein Audit veranlasst wird, bleibt die Verantwortlichkeit zur Vorbereitung und Durchführung beim QM-Verantwortlichen bzw. zugeordneten Audit-Teamleiter bis das Audit abgeschlossen ist.

Der QMB bzw. Teamleiter hat folgende Aufgaben zu erfüllen:

• Kommunikation mit den Verantwortlichen der betroffenen Bereiche herstellen
• Explizite Befugnis für die Durchführung einholen
• Zugang zu relevanten Dokumenten sicherstellen
• Termine planen
• Standortspezifische Anforderungen ermitteln (z.B. Zugang, Sicherheit, Arbeitsschutz)
• Durchführbarkeit des Audits feststellen (Zusammenarbeit, angemessene Zeit und Ressourcen)
• Kompetente Auditoren verpflichten 

Schritt 2: Internes Audit vorbereiten
Nach einer angemessenen Dokumentenprüfung kann ein professioneller Auditplan für die jeweiligen Internen Audits erstellt werden. Dieser Plan muss auch die Auswirkungen der Audittätigkeiten auf die Prozesse der betroffenen Organisation berücksichtigen, sowie die Grundlage für die Übereinkunft zwischen dem Auditauftraggeber, dem Auditteam und der betroffenen Organisation über die Durchführung des Audits sein. Dabei sind insbesondere die nachfolgenden Eckpunkte zu berücksichtigen bzw. einzubeziehen:

• Zusammensetzung des Auditteams (Rollen und Verantwortung der Teammitglieder)
• Auditziele, -kriterien und -methoden (z.B. Witnessaudit, Systemaudit, vertikales Audit)
• Entsprechendes Stichprobenverfahren
• Umfang / Anzahl / Arten / Dauer / Standorte / Zeitplan der Audits (betroffene Organisationseinheiten und Prozesse)
• Erforderliche Ressourcen, einschließlich eventueller Reisezeiten und Unterkünfte
• Erstellung von Arbeitsdokumenten (z.B. Checklisten, VM-Matrix, Korrekturmaßnahmen)
• Prozesse zum Umgang mit Vertraulichkeit, Informationsschutz, Arbeitsschutz oder ähnlicher Aspekte
• Durchführung der vorbereitenden Dokumentenprüfung

Schritt 3: Internes Audit durchführen
Jedes Audit muss mit einem expliziten Eröffnungsgespräch beginnen, wobei eine Zustimmung aller Parteien zum Auditplan erfolgen muss. Sie wird vom Audit-Teamleiter moderiert und bezieht die oberste Leitung sowie beteiligte Führungskräfte ein. Die Besprechung dient der Abstimmung aller am Audit beteiligten Parteien, um die Audittätigkeiten, wie im Auditplan festgelegt, durchführen zu können.

Danach folgt das eigentliche Audit. Die Durchführung gliedert sich folgendermaßen:

• Konkrete Durchführung des Audits
• Auswahl geeigneter Stichproben
• Begehung des Standortes
• Teilnehmende Beobachtungen
• Interviews mit Beschäftigten
• Bewertung von Abweichungen – Nichtkonformitäten
• Abschlussbesprechung

Schritt 4: Internen Auditbericht erstellen und verteilen
Der Auditbericht beinhaltet Auditfeststellungen und Auditschlussfolgerungen des durchgeführten Audits. Auditfeststellungen sind Ergebnisse aus der Bewertung der gesammelten Auditnachweise und zeigen die Übereinstimmung bzw. Nichtkonformität in Bezug auf das Regelwerk auf. Die Schlussfolgerungen müssen die positiven Ergebnisse und das Verbesserungspotential enthalten, und sind das Ergebnis eines Audits nach Berücksichtigung der Auditziele und aller Auditfeststellungen. Um die Auditfeststellungen und Auditschlussfolgerungen darzulegen, ist eine Abschlussbesprechung unbedingt erforderlich. Der Detaillierungsgrad hängt von der Vertrautheit der betroffenen Organisation mit dem Auditprozess ab. Angesprochen sollte werden:

• Hinweis, dass sich die gesammelten Nachweise auf Stichproben beziehen
• das Berichtsverfahren
• das Verfahren zur Behandlung von Auditfeststellungen sowie mögliche Konsequenzen
• Verständliche Darstellung der Auditfeststellungen und nachweisliche Akzeptanz durch die oberste Leitung (z.B. durch Signatur im Protokoll)
• nachfolgende Tätigkeiten (Umsetzung der Korrekturmaßnahmen, Verfahren für Auditbeschwerden und Einspruchsverfahren)
• Zeitplanung für die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen

Es ist empfehlenswert, den Zeitraum für die Erstellung und Verteilung des Auditberichts im Prozess festzulegen. Der Auditbericht ist zu datieren und zu genehmigen, und anschließend entsprechend den Festlegungen zu verteilen. 

Schritt 5: Verbesserungsmaßnahmen aufzeigen
Die Schlussfolgerungen aus dem Audit können in Abhängigkeit mit den Auditzielen die Notwendigkeit von Korrekturen sowie Vorbeugungs- oder Verbesserungsmaßnahmen aufzeigen. Die konkreten Maßnahmen werden üblicherweise von der betroffenen Organisation entschieden und innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens durchgeführt. Dies ist mit den beteiligten Parteien zu besprechen. Der Abschluss dieser Maßnahmen, sowie deren Wirksamkeit, sollten überprüft werden. Diese Überprüfung kann Bestandteil eines nachfolgenden Audits sein.

Schritt 6: Internes Audit abschließen
Ein Internes Audit ist beendet, wenn alle geplanten Audittätigkeiten durchgeführt, bzw. wenn die mit dem Auftraggeber getroffenen Vereinbarungen erfüllt worden sind. Dies ist der Fall, wenn der Auditbericht den beteiligten Parteien übermittelt und von diesen akzeptiert wurde. Die Informationen aus den Audits müssen in den Verbesserungsprozess des Managementsystems einfließen.

Fazit

Auditaussagen müssen Informationen bereitstellen, auf deren Grundlage ein Unternehmen handeln kann, um die eigene Leistung zu verbessern. Um wirklichen Benefit für ein Unternehmen zu erreichen, muss deshalb einerseits die tatsächliche Bedeutung des Internen Audits von den Verantwortlichen auch gegenüber den Mitarbeitern und der obersten Leitung wirkungsvoll kommuniziert werden. Andererseits bedarf es Interner Auditoren, die über eine Fülle an Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen. Diese umfassen sowohl persönliches Verhalten als auch die Fähigkeit, Wissen und Fertigkeiten anzuwenden, die während der Ausbildung, durch Arbeitserfahrungen, Auditschulungen und Auditerfahrungen erlangt wurden. Nicht jeder Auditor im Team muss über dieselbe Kompetenz verfügen, jedoch muss die Gesamtkompetenz des Teams ausreichend sein, um die Auditziele zu erreichen.

Mit den Worten unserer Kunden:

“ Die Schulung der METRAS-Akademie ‚Interne Auditorin für Konformitätsbewertungsstellen‘ war kompetent und kurzweilig vorgetragen. Es wurde die richtige Mischung aus Theorie und Praxis gefunden. Durch die Praxistätigkeiten der Vortragenden war die Aktualität der Thematik gewährleistet. Aufgrund der begrenzten Teilnehmeranzahl wurden firmenspezifische Beispiele diskutiert, die unmittelbar in dem Arbeitsgebiet angewendet werden können. Sehr lehrreich war die Praxisschulung wie mit unvorhersehbaren und komplexen Auditsituationen umzugehen ist, um einen effektiven Nutzen daraus ziehen zu können. Positiv zu erwähnen ist der in einer stressfreien, ruhigen Gegend und einer angenehmen, entspannten Atmosphäre gelegene Schulungsraum. Die Organisation und ‚Nachbetreuung‘ des Lehrganges durch Stefanie war einzigartig. Dieser Lehrgang wird auf jeden Fall weiterempfohlen – der Nutzen für eine akkreditierte Prüfstelle ist für mich unbestritten. „

Marianne Buchinger (CoLT Prüf und Test GmbH)