Qualitätsmanagementbeauftragter – Wer kann bzw. sollte QMB werden?

Was fordern die EN ISO/IEC 17020 und 17025?

EN ISO/IEC 17020:2012:
8.2.3    Ein Mitglied der Geschäftsführung muss durch die oberste Leitung explizit als verantwortlich für die Implementierung und Aufrechterhaltung des Managementsystems benannt werden. Diese Verantwortung muss auch die Berichterstattung an die oberste Leitung bezüglich Leistungsfähigkeit, sowie eventuellen Verbesserungsbedarf einschließen.

Üblicherweise wird eine Person mit diesen Aufgaben als QM-Beauftragter oder ähnlich bezeichnet. In der Norm wird gefordert, dass die oberste Leitung ein Mitglied der Geschäftsführung benennen muss. In der englischen Version wird von einem “member of management” gesprochen. Die langjährige Interpretation der Akkreditierungsstelle ist, dass der QM-Beauftragte direkten Zugang zur obersten Leitung hat. In der EN ISO/IEC 17025 lautet die analoge Forderung: „[…] Der Qualitätsmanager muss direkten Zugang zu den höchsten Ebenen der Leitung haben, auf denen Entscheidungen über Grundsätze und Mittel des Laboratoriums getroffen werden.“ Einen Hinweis auf die Kompetenz dieser Person gib es nicht, es wird aber dringend empfohlen, dass sie eine Ausbildung über die Anforderungen der EN ISO/IEC 17020 bzw. 17025 nachweisen kann.

EN ISO/IEC 17025:2018:
Die Norm fordert eine Festlegung der Pflichten des Personals, einschließlich der Berichterstattung an die Leitung über die Leistungsfähigkeit des Managementsystems (früher QM-Beauftragter) und der Pflichten der Leitung zur Bereitstellung der notwendigen Ressourcen.

5.6 Das Laboratorium muss über Personal verfügen, das, ungeachtet seiner anderen Verantwortlichkeiten, über die erforderliche Befugnis und Ressourcen verfügt, um seinen Pflichten nachzukommen, einschließlich:

a)    Einführung, Aufrechterhaltung und Verbesserung des Managementsystems;
b)    Identifizierung von Abweichungen vom Managementsystem oder von den Verfahren für die Durchführung der Labortätigkeiten;
c)    Einleitung von Maßnahmen, um solche Abweichungen zu verhindern oder zu minimieren;
d)   Berichterstattung an die Leitung des Laboratoriums über die Leistungsfähigkeit des Managementsystems und jegliche Notwendigkeit für Verbesserungen;
e)    Sicherstellung der Effektivität der Labortätigkeiten.

Während in der Vorläufernorm noch gefordert wurde, einen „Beauftragten der obersten Leitung“ als Leiter des Qualitätsmanagements zu benennen, wird hier nur noch von „Personal, das Bericht erstattet und für Einführung, Aufrechterhaltung und Verbesserung des Managementsystems zuständig ist“, gesprochen. Das gibt dem Laboratorium mehr Freiheiten beim Einsatz des Personals.

Die neue 17025 hat als Kernforderung den Kompetenzansatz im Fokus. Dazu wird in Kapitel 6.2.3 Folgendes gefordert: „Das Laboratorium muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter über die Kompetenz verfügen, die Labortätigkeiten, für die sie verantwortlich sind, auszuführen und die Bedeutung von Abweichungen zu bewerten.

Doch die Normen fordern nicht nur die Benennung einer für das Managementsystem verantwortlichen Person, sondern haben noch weitere Anforderungen an diese Funktion (QMB). So muss sie die Person ein Mitglied der Leitung sein und die Verantwortungen und Befugnisse haben, um sicherstellen zu können, dass die Prozesse (die für das Managementsystem erforderlich sind) eingeführt, verwirklicht und aufrechterhalten werden. Ebenso muss er der Leitung über die Leistung des Managementsystems, sowie über jegliche Notwendigkeit für Verbesserungen berichten.

In der Praxis betreut der QMB den Aufbau der Dokumentation des Managementsystems bzw. dessen Optimierung, sowie die Einführung der Prozesse im Unternehmen. Im Routinebetrieb ist er verantwortlich für die Lenkung der Dokumente, die Auditplanung (tw. die Durchführung der Audits), die Kommunikation mit der Akkreditierungsstelle, die Durchführung der Beschwerde- und Einspruchsabwicklung, die Nachverfolgung von Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen. Außerdem obliegt ihm die Förderung des Bewusstseins über die Anforderungen der Kunden im gesamten Unternehmen bzw. der Organisation sicherzustellen. Kurz gesagt, ohne den QMB funktioniert kein effektives Managementsystem.

Wer kann bzw. sollte QMB werden?
Gerade in kleinen Unternehmen ist dies immer eine schwierige Frage. Oftmals werden Mitarbeiter zu QMBs ernannt, die eine technische Qualifikation aufweisen. In vielen Fällen wird auf den Inhaber bzw. Geschäftsführer zurückgegriffen, in mittelständischen Unternehmen mit Abteilungsstrukturen ist dies häufig der Produktions- oder Technikleiter. Die Norm macht über die oben genannten Vorgaben keine weiteren Vorschriften, sodass dies jedes Unternehmen sehr flexibel handhaben kann. Auf jeden Fall sollte der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) eine kommunikative und im Unternehmen anerkannte Person sein, und er muss vor allem auch die Bereitschaft haben, diese Tätigkeit zu übernehmen, damit er diese Position nicht nur offiziell bekleidet, sondern auch kompetent mit Leben füllt.

Kann ein externer Berater QMB werden?
Ja, diese Lösung ist möglich, wenn auch in den Normen dezidiert nicht vorgesehen. Normativ betrachtet würde es sich dabei um eine Beschaffung von externen Dienstleistungen handeln. Demnach bestehen auch für externe QMBs dieselben Kompetenzanforderungen wie oben beschrieben. Die Normverfasser sind sich der Tatsache bewusst, dass in vielen Unternehmen nicht die Kapazitäten und Kompetenzen vorhanden sind, um die Position angemessen zu besetzen. Daher ist es möglich, dass diese Verantwortung des QMBs auch die Zusammenarbeit mit externen Parteien einschließen kann.

Welche Ausbildung braucht der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB)?
Auch hier gibt es keine expliziten Vorgaben von den Normen an den QMB. Allerdings gilt auch hier zu beachten, dass selbst wenn es keine explizite Normforderung ist, eine Aus- oder Weiterbildung im Bereich Qualitätsmanagement auf jeden Fall förderlich ist. Ein fundiertes theoretisches Wissen muss vorhanden sein, um das Managementsystem und seine Elemente kontinuierlich weiterzuentwickeln und zum Nutzen des Unternehmens einzusetzen.

Der Markt an Weiterbildungsmöglichkeiten ist sehr groß und viele große Zertifizierungsgesellschaften bieten Kurse für Qualitätsmanagementfachkräfte, Qualitätsmanagementbeauftragte, Interne Auditoren etc. an. Vielfach werden bei diesem Angebot allerdings nur die Anforderungen der ISO 9001 berücksichtigt. Diese Anforderungen sind jedoch nur ein sehr kleiner Aspekt der Normen 17020 und 17025 und werden hier nur im Kapitel 8 abgebildet. Damit ist eine Qualifikation auf Basis der ISO 9001 nicht ausreichend für den QMB einer Prüf- oder Inspektionsstelle. Die Normen 17020 und 17025 beinhalten wesentlich detailliertere technische Anforderungen, die die ISO 9001 bei weitem nicht abdeckt. Des weiteren werden in o.g. Kursen die umfangreichen Anforderungen der Akkreditierungsstellen und der internationalen Leitfäden nicht angeboten.

Der Metras Lehrgang „Fachausbildung zum Qualitätsmanagementbeauftragten für Konformitätsbewertungsstellen“ ist österreichweit der Einzige seiner Art, der QMBs umfassend in den Anforderungen der 17020, 17025 und der Akkreditierung ausbildet.